Agile Transformation: Der ultimative Leitfaden

Wenn du überlegst, den großen Schritt zu wagen und eine Agile Transformation anzugehen, dann ist dieser Leitfaden genau, was du jetzt brauchst! Wir finden es toll, dass du die Vorteile von Agilität erkannt hast und möchten dir in diesem Leitfaden zeigen, wie du eine Agile Transformation angehen kannst, welche Fehler du vermeiden solltest, wo du Hilfe von außen beanspruchen solltest und welche Erfolge du am Ende erzielen kannst!

Wer sich auf die Reise der Agilen Transformation begeben möchte hat bereits verstanden, wie sinnvoll es sein kann, den Schritt in Richtung Agilität zu tätigen. Agiles Arbeiten verspricht mehr Flexibilität, höheren Kundenfokus und größeren und regelmäßigen Output. Die Agile Transformation anzugehen bedeutet allerdings nicht, ein Daily Standup zu etablieren und zu sagen „Wir sind jetzt agil“. Die Agile Transformation ist ein Prozess, der nie enden wird und bedeutet in den meisten Fällen einen gesamten Kulturwandel, Mindset Shift und einen großen Willen von allen Beteiligten. Neben zahlreicher Vorteile, kann der Weg in Richtung Agilität auch Ängste auslösen und anstrengend sein. Ob sich das auszahlt? In den meisten Fällen lässt sich diese Frage ganz klar mit einem Ja! beantworten. Aber wieso ist es denn so wichtig für viele Unternehmen, auf den Zug der Agilität aufzuspringen? Wieso sollte ich mir den ganzen Aufwand antun? Das sehen wir uns jetzt genauer an.

Neue Zeiten, neue Anforderungen

Keine Epoche hat so viele Innovationen und bahnbrechende Erfindungen mit sich gebracht, wie es die letzten Jahrzehnte. Ständig werden Produkte neuer und besser und schneller auf den Markt gebracht. Unternehmen, die nicht schnell auf Veränderungen reagieren, werden vom Markt gedrängt. In kürzester Zeit werden sie von jüngeren, innovativeren (und agileren) Unternehmen ersetzt. Diese schnelllebige und unsicher Zeit, die für viele Firmen eine Herausforderung darstellen kann, wird mit VUCA beschrieben. VUCA steht für Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity. Übersetzt bedeutet das Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit. Diese Worte stellen Eigenschaften der modernen Welt dar, die einem permanenten Wandel unterliegt.

Diese Entwicklungen werden sich in den nächsten Jahren nicht ändern, beziehungsweise sich höchst wahrscheinlich nur verstärken. Unternehmen müssen lernen, damit umzugehen und sich auf diese Eigenschaften einzustellen.

Sowohl Kunden als auch Arbeitnehmer stellen ihre Erwartungen an Produkte, Service und Arbeitsplätze an diese Begebenheiten. Die (nicht mehr so) neuen technischen Möglichkeiten führen zu einer wachsenden Ungeduld bei Menschen, die Antworten auf Fragen und das Lösen von Problemen immer noch im selben Augenblick wünschen.

Anbieter, die diese Erwartungen nicht erfüllen können, werden schnell fallengelassen. Denn die Konkurrenz kann das. Auch junge Jobsuchende stellen heute gewissen Anforderungen an ihre zukünftigen Arbeitgeber: Begegnungen auf Augenhöhe, flache Hierarchien, genug Eigenverantwortung, flexible Arbeitszeiten und Vertrauen.

Kurz gesagt: Eine schnelle und moderne Welt verlangt diese Eigenschaften auch von ihren Unternehmen. Immer mehr Firmen erkennen das und möchten wettbewerbsfähig bleiben. Dieser Wunsch führt sie oft auf eine für sie womöglich ganz neuen Begriff: Agilität.

Was ist Agilität?

Agiles Arbeiten bedeutet effizientes und selbsorganisiertes Arbeiten, in einem meist iterativen Rhythmus. Agilität ermöglicht es seinen Anwenderinnen und Anwendern schnell auf die genannten sehr veränderlichen äußeren Umstände zu reagieren. Flache Hierarchien und effiziente Kommunikationswege ermöglichen eitnahe Beantwortungen von Anfragen und neuen Anforderungen. Der Fokus liegt am Kunden und am Markt und das zu entwickelnde Produkt oder der Service werden regelmäßig getestet, überprüft und angepasst. Die Werte in einem Agilen Mindset sind Offenheit, Ehrlichkeit und Respekt im Team. Das sorgt für eine bessere Arbeitsatmosphäre. Auch die Zusammenarbeit wird regelmäßig evaluiert und auch Optimierungsmöglichkeiten untersucht.

All diese Faktoren führen dazu, dass Team schneller flexibler und in der Konsequenz auch besser arbeiten können.

Viele Unternehmen erkennen diesen Vorteil und verstehen, dass diese Eigenschaften notwendig sind, um konkurrenzfähig zu bleiben. Daher entschieden sie sich für die Agile Transformation.

Mehr zu Agilen Methoden und Agilität im Allgemeinen kannst du im Agiles Projektmanagement Training lernen. Dort erfährst du alles, was du vor der Agilen Transformation wissen solltest!

Wie funktioniert die Agile Transformation?

Wie bereits erwähnt, wird man mit der Agilen Transformation nie „fertig“ sein. Sie bedeutet ständiges Verbessern und permanente Arbeit am Agilen Mindset von sich und seinen Teamkollegen. Trotzdem erfordert die Agile Transformation zu ihrem Beginn natürlich etwas mehr Energie und Aufmerksamkeit. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten auch den Willen haben, diesen Wandel und die daraus resultierenden Verbesserungen anzugehen.

Doch wo und wann beginnt man mit der Agilen Transformation?

Das sehen wir uns jetzt genauer an.

Agile Transformation: So gelingt der Start

Die Agile Transformation beginnt, sobald der Wunsch besteht, die Agile Transformation durchzusetzen. Im besten Fall entsteht dieser Wunsch von Vornherein in der Führungsebene. In vielen Fällen wird er allerdings von Mitarbeitern geäußert, die mit aktuellen Prozessen unzufrieden sind und sich nach Alternativen umsehen. Danach bedarf es oft etwas Überzeugungskunst. Viele Führungsrollen lassen sich erst von neuen Prozessen überzeugen, wenn die alten offensichtlich nicht mehr funktionieren. Das kann sich durch unzufriedene Kunden und schlechtere Umsätze bemerkbar machen. Eine Lösung, die sich in einer solchen Situation oft auftut: Die Agile Transformation.

Ist erst der Wille gefasst, etwas grundliegend zu ändern, kann es mit dem Wandel auch schon losgehen. Wie bereits gesagt, muss dieser Wille auch in der Führungsebene angekommen und ernstgemeint sein. Nur wenn auch die Entscheidungsträger offen für die Veränderung sind, kann sie auch in Angriff genommen werden und ihr Potential entfalten.

Eine Frage, die sich unbedingt zu Beginn der Agilen Transformation gestellt werden muss, ist: Wieso möchten wir agil werden

Nur Teams, die diese Frage schnell und einfach beantworten können, haben Agilität verstanden und erkennen auch, warum sie wichtig für ihre Organisation ist. Aus dieser Frage lässt sich später ableiten, wo Agilität und agile Methoden akut eingesetzt werden sollen und welche Bereiche keinen Einsatz von agilen Methoden brauchen.

Dabei ist zu beachten: Es ist wichtig, dass die gesamte Organisation agilisiert wird, aber nicht unbedingt alle Bereiche agile Methoden anwenden müssen.

Bevor man wirklich startet, ist es außerdem wichtig bestimmte Missverständnisse aus dem Weg zu räumen und vorbeugend, Fehler zu vermeiden.

Hier findest du die 4 größten Mythen zur Agilen Transformation!

Agile Transformation: Step for Step

Erwarte nicht, dass dein Unternehmen von einem Tag auf den anderen durch und durch agil ist und 10-mal effizienter arbeiten wird. Die Transformation braucht ihre Zeit und geht Schritt für Schritt voran. Ein guter Tipp ist dabei, die Agile Transformation an ihrem Anfang auf sehr fruchtbaren Boden zu streuen. Das bedeutet, mit der Agilisierung in Bereichen, die besonders offen und zugänglich für den Wandel sind. Aus Erfahrung ist das meiste in der Service- oder der Marketingabteilung gut möglich. Das agile Mindset sollte allerdings im gesamten Unternehmen herrschen und wachsen können.

Hier sollte man sich die Frage stellen: Welche agile Methode macht wo Sinn?

Step 1: Was erwartest du?

Ist die Entscheidung für eine Agile Transformation erst einmal gefallen, müssen einige Punkte geklärt werden. Dafür eignet sich zum Beispiel ein Workshop in der Managementebene. Gemeinsam mit den Personen, von denen der größte Drive für die Veränderung ausgeht. In einem 5-Phasen Design Sprint können die Beteiligten herausfinden, was sie sich von der Agilisierung erwarten, welche Risiken es gibt und welche weiteren Schritte gesetzt werden müssen. Außerdem bietet ein Design Sprint die womöglich erste Berührung mit Agilität.

Step 2: Hol dir Unterstützung!

Viele Fragen, die sich während oder vor allem zu Beginn einer Agilen Transformation auftun, lassen sich nicht sehr einfach beantworten. Vor allem von Personen und Unternehmen, die bislang keine Berührungspunkte mit Agilität hatten. Deshalb ist es nur ratsam, sich Unterstützung von Experten zu holen, die schon viele Agile Transformationen hinter sich haben. Diese Experten tragen meist den Titel Agile Coach.

Ein Agile Coach hat im besten Fall eine Agile Coach Ausbildung hinter sich, hat langjährige Erfahrung mit agilen Methoden und ist zudem empathischer Coach. Der Agile Coach begleitet die Organisation auf der gesamten Reise der Agilen Transformation und steht stets mit seinem Wissen und seiner Expertise zur Seite. Er berät und hat zum Ziel, das Team so weit zu agilisieren, dass es ab einem gewissen Punkt völlig selbstorganisiert agil arbeiten kann und sich sicher damit fühlt.

Obwohl ein Agile Coach dich in allen Punkten unterstützen wird, darfst du nicht vergessen: Die Agile Transformation bedeutet einen Kulturwandel! Hier reicht es nicht, jemand anderes die Arbeit zu übergeben. Das Ziel ist es, das agile Mindset im gesamten Unternehmen etabliert zu haben.

Step 3: Verkünde die frohe Botschaft!

Hast du einen passenden Agile Coach gefunden, ist es an der Zeit, alle miteinander bekannt zu machen und die Agile Transformation offiziell anzukündigen. Das kann in Form eines kleinen Events stattfinden. Es ist wichtig, dass der agile „Funke“ überspringt und das Team Lust auf die kommenden Veränderungen hat. Daher muss auch allen Beteiligten klar sein, WIESO die Transformation überhaupt eigeleitet wird. Die „Verkündung“ der Agilen Transformation soll also zum einen motivieren aber auch schnell alle auftauchenden Fragen beantworten.

Step 4: Action!

Nun ist es Zeit für Taten. Um alle im Team mit dem Prinzip von Agilität vertrauter machen, ist es wichtig kleinere (agile) Veränderungen im gesamten Unternehmen vorzunehmen. Das könnte den Einsatz agiler Tools bedeuten, wie zum Beispiel eines Kanban Boards oder auch Software-Tools, wie Jira. Oder aber die Umgestaltung gewisser Räume oder die Einführung agiler Events, wie dem Daily Standup. So kommen alle im Unternehmen Schritt für Schritt mit Agilität in Berührung.

Agilität verlangt vor allem von den verwendeten Tools und Anwendungen viel ab. Offene Kommunikation und Transparenz zählen beispielsweise zu wichtigen Werten der Agilität. Um diese Transparenz zu erreichen, werden vor allem in Zeiten von Remote Arbeit und Home Office bestimmte Tools erforderlich. Die Agile Transformation ist immer auch ein Schritt in Richtung Digitalisierung. Hier hat die Software Branche bereits zahlreiche hilfreiche Tools und Methoden entwickelt, die agilen Teams den Arbeitsalltag einfacher machen.

Angst und Unsicherheit? Etwas Neues und Unbekanntes kann in vielen Menschen schnell Unmut auslösen. Hier musst du deinen Kolleginnen und Mitarbeitern zur Seite stehen und Möglichkeiten anbieten. Hier kommt aber auch der Agile Coach zum Einsatz, der dem Team hilft, die Veränderungen zu verstehen und anzunehmen.

Step 5: Ist das agile Mindset angekommen?

Nach und nach wird das agile Mindset im Unternehmen ankommen und agile Vorgehensweisen und Tools werden immer mehr zur Selbstverständlichkeit. Mittlerweile müssten du und dein Team einige positive Veränderungen bemerken. Eine davon: Zufriedenere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese arbeiten inzwischen viel selbstorganisierter, stehen in besserem Kontakt zueinander und arbeiten effizienter und liefern folglich schneller. Prozesse laufen transparenter ab und gegenseitiges Vertrauen gehört zu den Grundvoraussetzungen. Ihr haltet regelmäßig Events ab, in denen ihr reflektiert und Verbesserungsmöglichkeiten ausfindig macht. Alle sprechen auf Augenhöhe und haben das Gefühl, ehrlich sein zu können. Immer öfter flattert positives Feedback der Kundinnen und Kunden ein, denen der positive Wandel anhand schneller Rückmeldungen und grandiosem Service auffällt.

Hier könnt ihr euch die Frage stellen: Was läuft sehr gut und wo ist gerade noch Luft nach oben? Können wir aus Erfolgen und Misserfolgen etwas lernen?

Step 6: Teams in agilen Methoden ausbilden

Nach ersten Berührungspunkten mit Agilität ist es häufig der Fall, dass manche Kollegen gerne tiefer in das Thema eintauchen möchten. Dann liegt es oft nahe, sie in agilen Methoden auszubilden. Dafür gibt es zahlreiche Trainings und Workshops. Durch ein solches Training können sie später selbst stärker bei der Agilisierung mithelfen und ihre Kolleginnen und Kollegen unterstützen. Es ist nie verkehrt, im Team einen zertifizierten SCRUM Master oder Design Thinking Coach zu wissen. Es ist also wichtig, sich umzuhören, ob Interesse an einem solchen Training herrscht und dieses dann auch zu ermöglichen.

Ein (Inhouse) Training bei den Agile Heroes ist hierfür immer eine gute Idee! Wir bilden dein Team in den unterschiedlichsten agilen Methoden aus! Sieh dir gerne unsere Auswahl an Trainings an!

Step 7: Arbeitsbedingungen anpassen

Um die Agile Transformation weiter nach vorne zu treiben, müssen auch alle Bedingungen dafür stehen. Dazu zählen auch Arbeitsräume, sowie Arbeitszeiten und Umgang untereinander. Im Sinne von New Work tragen vor allem Arbeitsräume stark zum Erfolg von Agilität bei.

Hör dir zum The New Work gerne den Agile Heroes Podcast mit New Work Expertin Susanne Busshart an!

Es ist natürlich schon lange bekannt, dass das Umfeld eines Menschen seine Stimmung und dementsprechend seine Motivation beeinflussen kann. Nicht zuletzt durch Corona haben Menschen im Home Office begriffen, dass ihre Umgebung Einfluss auf sie hat. Daher ist es auch im Büro wichtig, den Menschen zu signalisieren, dass hier ein offenes Miteinander herrscht, in dem auf Augenhöhe zusammengearbeitet wird.

Das kann sich auch in den Arbeitszeiten widerspiegeln. Wenn Führungskräfte ihren Mitarbeitern Vertrauen schenken (und sofern dies möglich ist), können auch Arbeitszeiten flexibler werden. Teams arbeiten selbstorganisierter und richten demnach auch ihre Zeitpläne selbstständiger. Je selbstbestimmter die Teams arbeiten, desto zufriedener sind sie auch in der Regel. Das steigert wiederum die Effizienz.

Step 8: Feedback einholen

Ganz nach agiler Manier soll der Agile Coach oder die Führungsebene während des gesamten Prozesses auf Feedback achten, bzw Feedback wünschen. Rückmeldung von Kunden und Mitarbeitern ist im Wandel enorm wichtig und das größte Indiz dafür, ob die neuen Maßnahmen funktionieren und angenommen werden. Im Kern soll die Agile Transformation auch dazu dienen, eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der sich alle Arbeitnehmer wohl fühlen und folglich effizienter arbeiten. Ist dies nicht der Fall, muss der Agile Coach bestimmte Aspekte nochmal überdenken. Selbstverständlich muss sich das Team aber auch erst mal auf die neuen Begebenheiten einlassen und darf nicht von Anfang an „gegen“ die Agile Transformation sein.

Step 9: Erfolge feiern und darauf aufbauen

Trägt die Agilität seine ersten Früchte, dürfen und sollen diese auch gefeiert werden. Das kann bei den regelmäßigen Reflexionen und Reviews passieren oder auch in Form von richtigen Teamevents. So steigt die intrinsische Motivation und das agile Mindset verfestigt sich.

Aber einem gewissen Zeitpunkt wird auch der Agile Coach überflüssig sein. Das Team sollte in der Lage sein, selbstorganisiert zu arbeiten, die agilen Arbeitsabläufe kennen und selbstständig Entscheidungen treffen. Wie bereits erwähnt, ist die Agile Transformation niemals „fertig“ und abgeschlossen. Doch der Arbeitsflow ist so weit gefestigt, dass keine externe Unterstützung mehr benötigt wird.

Die Agile Transformation ist gelungen!

Du wirst merken, wenn die Transformation in deiner Organisation oder deinem Unternehmen gelungen ist. Darauf dürfen alle Beteiligten schon einmal stolz sein!

Damit das agile Arbeiten auch in der Zukunft erfolgreich erhalten bleibt, müssen alle Mitarbeiter dazu empowered werden, weiter daran zu feilen und das agile Mindset beizubehalten. Eine sehr essenzielle Rolle dabei spielt auch die Personalabteilung: Es ist wichtig, dass neue Teammitglieder bereits Berührungspunkte mit Agilität haben oder offen für das Konzept der Agilität sind und schnell damit warm werden. Der HR-Prozess ist daher auf keinen Fall zu vernachlässigen!

Wenn ihr das erste Team im Unternehmen seid, dass sich an agiles Arbeiten „heranwagt“, dann seid ein gutes Beispiel für alle anderen und berichtet von euren Erfahrungen und euren Erfolgen. Nur so kann Schritt für Schritt das gesamte Unternehmen agilisiert werden.

Vielleicht gibt es mittlerweile auch intern eine Person, die die Rolle des Agile Coaches übernehmen möchte. Dazu könnte sie auch ein Training zum Agile Coach ablegen. Vielleicht konnte sie aber bereits im eigenen Prozess der Agilen Transformation viel mitnehmen und möchte nun in allen agilen Belangen als Unterstützung und treibende Person dienen.

Du brauchst einen Agile Coach?

Ein externer Agile Coach von den Agile Heroes begleitet dich mit vollster Unterstützung durch deine Agile Transformation. Du entschiedest, wen du brauchst. Unsere Coaches sind alle international zertifizierte und langjährig erfahrene Agile Coaches. Sie sind Experten auf dem gebiet der Agilität. Außerdem sind sie empathische Coaches. Vereinbare jetzt ein kostenloses Erstgespräch mit Agile Heroes Co-Founder Roman Simschek und lass dich beraten.

Wenn du dich selbst zum Agile Coach Ausbilden lassen möchtest, kannst du das bei der Agile Coach Ausbildung machen lassen!

Mehr zur Agilen Transformation auf YouTube

Wenn du dich noch mehr für das Thema Agilität, Agile Transformation und Agile Methoden interessierst, bist du auf dem Agile Heroes YouTube Kanal genau richtig! Dort findest du jede Woche neue Tutorials, spannende Interviews und interessante Erklärvideos, die dir die Welt der Agilität ein Stückchen näher bringen! Wir freuen uns, wenn du vorbeischaust! Für den Anfang können wir dir auf jeden Fall dieses Video empfehlen, in denen wir dir die vier größten Fehler zeigen, die du bei einer Agilen Transformation unbedingt vermeiden solltest!