Die Pomodoro-Technik – Wieso du deine Arbeit ab sofort in 25 Minuten aufteilen wirst

Die Pomodoro-Technik verspricht seinen Anwender:innen verbesserte Konzentrationsfähigkeit, weniger Trödelei und mehr Motivation bei der Arbeit. Wie das genau funktioniert und wieso die Zeitmanagementmethode nach Tomaten benannt ist, erfährst du in diesem Agile Heroes Magazine Artikel.

Wer bei dem Begriff Pomodoro-Technik an leckere Tomaten denkt, liegt damit gar nicht mal so daneben. Allerdings handelt es sich dabei nicht um italienisches Gemüse, sondern um eine Technik, die uns dabei helfen soll, unsere Zeit sinnvoller zu nutzen, indem sie in Phasen unterteilt wird und dadurch weniger zu trödeln und motivierter und effizienter zu arbeiten. Das soll möglich sein, indem einzelne Aufgaben konzentriert in 25 Minuten abgeschlossen werden – danach gönnt man sich drei bis fünf Minuten Pause. Nach insgesamt vier 25 Minuten-Einheiten (den sogenannten Pomodori) ist es Zeit für eine längere Pause, also 30 Minuten Entspannung.

Woher stammt die Pomodoro-Technik?

Doch was steckt hinter dem Prinzip und woher kommt ihr Name, der aus dem Italienischen übersetzt „Tomate“ bedeutet? Der Erfinder der Technik ist Francesco Cirillo und seine Geschichte ist uns womöglich allen auf die eine oder andere Art bekannt: In den 80er Jahren bemerkte Francesco während seines Studiums in Italien, dass er sehr unproduktiv und wenig effizient arbeitete. Ständig ließ er sich beim Lernen ablenken und trödelte herum.

Also entschloss er sich dazu, seine Zeit besser einzuteilen und unterteilte seine Zeit in kurze Abschnitte. Anfangs waren das noch 10-Minuten-Phasen. Doch nach längerem Ausprobieren hielt Phasen, die jeweils 25 Minuten dauern, für am sinnvollsten – in dieser Zeit kann man konzentriert arbeiten und lässt sich nicht so schnell ablenken. Um die 25 Minuten zu messen verwendete er seinen Küchenwecker – in Form einer Tomate. Schon waren die noch heute beliebte Technik und ihr Name geboren.

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Die Technik aus den 1980ern erfreut sich auch noch heute an großer Beliebtheit – das nicht zuletzt, weil sie besonders leicht zu verstehen und einzusetzen ist. Alles, was du dafür benötigst, ist ein Timer (möglichst einen kleinen Küchenwecker) und im besten Fall noch Schreibutensilien (Bleistift und Blatt Papier), um deine Aufgaben auch zu verschriftlichen.

Nun geht es darum, jeweils eine Aufgabe innerhalb von 25 Minuten konzentriert und ohne Ablenkungen abzuschließen. Danach folgt eine kurze Pause. Vor jeder Pomodoro, also jeder 25-Minuten-Phase, schreibst du die Aufgabe, die du dir vornimmst, auf ein Blatt Papier und definierst genau, worum es sich dabei handelt. Du kannst auch am Anfang deines Arbeitstages bereits alle Aufgaben, die du dir vornimmst niederschreiben und nach Dringlichkeit priorisieren.

Die Arbeit mit der Pomodoro-Technik sieht so aus:

• Aufgabe(n) auf ein Stück Papier niederschreiben
• Küchenuhr aufziehen und 25 Minuten starten
• Aufgabe konzentriert und ohne jegliche Ablenkung erledigen
• Nach Ablaufen der Zeit (drei bis) fünf Minuten Pause
• Dann startet die nächste Pomodoro (Schritte 1 bis 4)
• Nach vier Pomodori ist es Zeit für eine längere Pause (30 Minuten)

Francesco Cirillo empfiehlt für die Anwendung der Technik, einfache Gegenstände zu verwenden, um den größtmöglichen Nutzen herauszuholen. Den Timer deines Handys zu verwenden bedeutet nämlich eine viel größere Ablenkungsgefahr. Selbstverständlich lässt sich ein Pomodoro aber auch digital vorbereiten und durchführen. Wie zum Beispiel mit dieser Browser-Software, dem Pomodoro-Wecker.

Neben dem Timeboxing ist bei der Pomodoro-Technik vor allem auch die Vorbereitung, also das Aufschreiben der Aufgaben besonders wichtig. Denn durch das Planen und das Visualisieren deiner Tasks verschaffst du dir einen besseren Überblick über dein Vorhaben. Außerdem kannst du die Aufgaben priorisieren und ihren Aufwand einschätzen. Musst du vielleicht eine Aufgabe so aufteilen, dass sie in zwei Pomodori passt?

Das Durchstreichen einer erledigten Aufgabe nach 25 Minuten gibt dir ein zusätzliches Erfolgsgefühl, das dir Motivation für den kommenden Task gibt.

Ablenkungen vermeiden, um konzentriert zu bleiben

Damit die 25-Minuten-Pomodoro auch mit höchster Konzentration funktionieren kann, gilt es, Ablenkungen soweit es geht zu eliminieren. Das bedeutet zum Beispiel: Stelle dein Mobiltelefon auf Flugmodus, schließe deine Tür, lass andere Personen in deinem Haushalt wissen, dass du dich konzentrieren musst, schalte Benachrichtigungen auf deinem PC aus oder auf lautlos. Um auch externe Ablenkungen so gut es geht zu vermeiden, ist Planung notwendig. Vermeide also auch, Meetings in deine Fokusphasen zu legen. Allerdings solltest du auch keinesfalls deine Ruhephasen mit Meetings und Telefonaten vollstopfen. Denn sie sind dazu da, wirkliche Pausen einzulegen, um in der nächsten Pomodoro wieder voll konzentrationsfähig zu sein.

Das sind die Vorteile der Pomodoro-Technik

Das Aufteilen deiner Arbeit in überschaubare Einzelteile sorgt vor allem für eines: Du stehst nicht überfordert vor einem riesigen Haufen Aufgaben, sondern kannst sie in kleinen Häppchen abarbeiten.

Dadurch vermeidest du geistige Ermüdung und das daraus resultierende Trödeln, das uns bestimmt allen bekannt ist. So kannst du an jeder Aufgabe konzentriert und motiviert arbeiten, ohne das Gefühl, nichts zu schaffen und nicht weiterzukommen. Du musst kein Multi-Tasking verwenden, sondern arbeitest konzentriert an einer Aufgabe. Durch deiner zuvor erstellte Liste und Priorisierung weißt du, dass während einer Pomodoro keine anderen Aufgaben liegen bleiben. Durch den Fokus verbesserst du zudem die Qualität deiner Arbeit. Du bleibst mit dem Kopf bei der Sache und kannst dich so auf den bestmöglichen Output konzentrieren.

Deine Vorteile:

• Keine Überforderung während der Arbeit
• Geistige Ermüdung wird vermieden
• Kein Trödeln und Ablenken mehr
• Mehr Konzentration
• Mehr Motivation
• Du vermeidest Multi-Tasking
• Höhere Qualität deiner Arbeit

Tipps für deine Arbeit mit Pomodoro

Um bestmöglich mit der Pomodoro-Technik zu arbeiten, ist vor allem ein Punkt wichtig: Bleib standhaft! Zieh die 25 Minuten ohne Ablenkung und mit Handy auf Flugmodus durch – du schaffst es! Und nutze deine 5 Minuten Pause nicht, um nur auf dem Smartphone rumzuhängen oder um Meetings abzuarbeiten. Strecke dich und atme durch, gönn dir die Ruhe. Solltest du viele kleine Aufgaben haben, kannst du sie zusammen in einer Pomodoro gebündelt abarbeiten. Bei mehreren großen Tasks ist es möglich diese in mehrere Phasen aufzuteilen.

Unsere Tipps für dich und die Pomodoro-Technik:

• Nutze die Pause für Ruhe und nicht für noch mehr Arbeit
• Bündle mehrere kleine Aufgaben in einer Pomodoro
• Teile große Aufgaben in mehrere Pomodori auf
• Eliminiere jede mögliche Ablenkung während deiner 25 Minuten
• Priorisiere deine Tasks am Anfang nach Dringlichkeit
• Feiere den Erfolg einer erledigten Aufgabe mit einem kleinen Snack oder einer Tasse Kaffee oder Tee

Viel Spaß beim Ausprobieren!

Nun kennst du alle Tipps und Tricks für deine erste Pomodoro-Einheit – viel Spaß dabei. Wenn du noch mehr spannende Einblicke in die Welt der Projektmanagement-Welt haben möchtest, dann besuch am besten unseren Agile Heroes YouTube-Kanal und guck dich um. Dich erwarten viele verschiedene Formate und Info-Videos zu unterschiedlichen Themen.