Risikomanagement: Was ist Risikomanagement?

Was ist Risikomanagement? Wie definiert man ein Risiko? Wie fügt sich das Ganze in eine Projektmanagement-Methode wie PRINCE2 ein? Welche Rollen gibt es und welche Prozesse müssen eingehalten werden? Diesen Fragen gehen wir in diesem Blog-Artikel und der dazugehörigen Ausgabe von Agile Heroes Education auf den Grund und geben dir einen genauen Überblick das Thema Risikomanagement.

Was ist überhaupt ein Risiko?

Das Thema „Risiko bzw. Risikomanagement“ ist innerhalb vieler Projekte das Thema mit dem höchsten Gewicht für den Projekterfolg. Je mehr und je besser man Risikomanagement betreibt, desto exponentieller steigt die Chance, das Projekt mit Erfolg abzuschließen. Umgekehrt wirkt sich dieser Effekt natürlich auch progressiv negativ auf den Projekterfolg aus. Das ist einer der Gründe, weshalb dem Thema „Risiko“ innerhalb der PRINCE2-terminologie mit am meisten Zeit gewidmet wird.

Zweck des Themas „Risiko“ ist, Unsicherheiten im Kontext zu den Projektzielen zu identifizieren, zu bewerten, eventuelle Gegenmaßnamen zu planen und die richtigen Schritte zur Implementierung einzuleiten. Das Thema „Risiko“ sollte innerhalb eines Projekts proaktiv angegangen werden. So erhöht man die Erfolgschancen, da durch weitsichtige Risikobehandlung der Überraschungseffekt der Risiken deutlich minimiert wird.

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Was ist Risikomanagement? – Definition von Risiko

Laut PRINCE2 und auch der ISO-Norm 31.000 ist ein Risiko nicht pauschal als negativ zu betrachten, sondern stellt vielmehr eine Unsicherheit dar. Ein Risiko ist in zwei Richtungen denkbar: Bedrohung und Chance. Eine Bedrohung bezeichnet ein unsicheres Ereignis, welches negativen Einfluss auf die Projektziele haben könnte. Wichtig ist hierbei das Keyword „negativ“. Eine Bedrohung kann nie eine positive Auswirkung mit sich bringen. Als Chance bezeichnet man ein unsicheres Ereignis, welches positiven Einfluss die die Projektziele haben könnte. Wichtig ist hierbei das Keyword „positiv“. Innerhalb der PRINCE2-risikodefinition unterscheidet man in Risikoursache, Risikoereignis und Auswirkung auf die Projektziele.

Im folgenden Merksatz sind alle drei Begrifflichkeiten aneinanderhängend verwendet, um den Zusammenhang klar zu machen. „Eine Risikoursache kann ein Risikoereignis auslösen und hat Auswirkungen auf die Projektziele.“ Ist der nahbarste Grund, weshalb ein Risikoereignis überhaupt entstehen kann. Bsp.: Grippewelle. Das Geschehen, welches eine Auswirkung auf das Projektziel haben kann. Bsp.: Mitarbeiter der Baufirma werden durch die Grippewelle krank. Die letztlich das Projekt betreffende Wirkung. Wichtig ist hierbei, dass die Auswirkung ein Kontext auf das Projekt bzw. das Projektziel vorweist. Bsp.: Stadion wird nicht rechtzeitig fertig gebaut.

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Was ist Risikomanagement? – Die Prozesse

Der Prozess innerhalb des Risikomanagements beschreibt das Verfahren zur Erkennung und Bewertung einzelner Risiken sowie der Planung und Umsetzung der Gegenmaßnamen. Risikomanagement ist kein konkreter Zeitabschnitt eines Projekts, sondern umschließt vielmehr die Dauer des Gesamtprojekts. Es muss dauerhaft neben dem Tagesgeschäft mitfunktionieren. Die Frage, wie im Projekt Risikomanagement betrieben wird, wird in der Risikomanagementstrategie eines Projekts festgehalten. Die Risikomanagementstrategie wird im Prozess Indikativ erstellt, im Laufe des Projekts jedoch bei Bedarf jederzeit angepasst. Auch tritt der Fall ein, dass eine Risikomanagementstrategie vom Unternehmen vorgegeben ist. Dies ist meist in großen bzw. regulierten Unternehmen, wie an der Börse gelistete Unternehmen oder Banken, der Fall.

Der Risikomanagementansatz ist eine Policy, die beschreibt, welche Ziele durch das Risikomanagement erreicht werden sollen, welche Rollen und Verantwortlichkeiten es gibt, wie hoch die Risikotoleranz ist, welche präferierte Risikobehandlungsmaßnahme es innerhalb des Projektes gibt, etwaige zeitliche Aspekte sowie die geforderten Berichtsanforderungen. Oftmals wird der Risikomanagementansatz aus der Unternehmens- oder Programmmanagementstrategie übernommen.

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Was ist Risikomanagement? – Der Ansatz

Es muss herausgefunden werden, ob es Risiken gibt, die die Ziele des Projekts tangieren. Hierbei ist der vorhandene Kontext zum Projekt zu beachten. Es gibt durchaus Risiken, die während eines Projekts bestehen. Eine Investition in die Staatsanleihe von Venezuela ist laut den bekannten Rating-Agenturen eine risikoreiche Finanzinvesti- tion. Solange der Projektleiter der Olympischen Spiele das Projektbudget nicht in diese Staatsanleihe investiert hat, besteht zwischen dem grundsätzlich hohen Risiko und dem Projektziel kein Zusammenhang. Daher wird die Anleihe aus Venezuela nicht berücksichtigt.

Neben dem Kontext muss aber auch die Eintrittsnähe gegeben sein: dass die Erde irgendwann durch die Explosion der Sonne „untergeht“, ist wissenschaftlich zu 100% belegt. Um festzustellen, dass die Explosion der Sonne eine enorme Auswirkung auf den Projekterfolg hat, braucht es keinen Wissenschaftler. Wieso aber berücksichtig man dann dieses Risiko nicht im Projekt? Die Antwort auf diese Frage ist ganz einfach: es besteht kein zeitlicher Zusammenhang; die Eintrittsnähe ist einfach nicht gegeben.

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Was ist Risikomanagement? – Das Risikoregister

Identifizierte, eintrittsnahe und mit einem Projektkontext versehenen Projektrisiken müssen im Risikoregister notiert und beschrieben werden, damit alle Projektbeteiligten informiert sind. Das Risikoregister ist eine Sammelkartei, in der jedes Einzelrisiko dokumentiert und in Stichpunkten mit der nötigsten Information beschrieben wird. Wird kein Projektmanagementtool verwendet, ist die meistgewählte Form der Darstellung eine umfang- reiche Excel-Tabelle mit typischen Spalten wie: ID (fortlaufende Nummer), Beschrei- bung, Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung, Verantwortlichkeit etc.

Hier werden bereits identifizierte Risiken beispielsweise in einem Risikoprofil taxiert. Zu beachtende Kriterien sind die Eintrittsnähe, die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkung. Daraus resultiert die gesamte Risikobelastung. Im nächsten Schritt muss die Gegenmaßnahme für ein identifiziertes Risiko geplant werden. Wenn also eine Grippewelle als potenzielles Risiko identifiziert wird und die Auswirkung konkret bewertet wurde, muss im nächsten Schritt die Maßnahme geplant werden, die zum Beispiel zur Minderung der Grippewelle beiträgt. Die Grippewelle zu mindern wäre nur eine von vielen Maßnahmen, die zu einer richtigen Risikoplanung zur Verfügung stehen würde.

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Was ist Risikomanagement? – Die Gegenmaßnahmen

Im letzten Schritt des Risikomanagementprozesses geht es um die reine Implementierung der im vorher durchgeführten Schritt geplanten Maßnahme. Da die Implementierung eine hochfachliche Fragestellung abbildet, wird dieser Prozessschritt in- nerhalb der PRINCE2-terminologie nur sehr rudimentär beschrieben. Wo das Framework hingegen die richtigen Informationen zum Prozessschritt „Implementierung“ verlauten lässt, ist bei der Frage nach den dafür benötigen Rollen und Verantwortlichkeiten zu finden. Die richtige Implementierung benötigt, einfach gesagt, die richtigen Personen.

Für alle soeben beschriebenen Prozessschritte kommt der für Risikomanagement wichtigste Bestandteil ins Spiel: Kommunikation. So trivial es klingen mag, so anspruchsvoll ist die gute Durchführung innerhalb eines Projekts. Hierbei sollte das altbewährte Prinzip der Bundeswehr ins Spiel kommen: Melden macht frei und belastet den Vorgesetzten. Kleiner Scherz am Rande, aber im Prinzip ist es so. Wenn ein Risiko identifiziert wird, sollte die Person es schnellstens melden. Oft verschließen sich hierbei Personen und versuchen, das Risiko alleine zu bearbeiten. Das führt in den seltensten Fällen zum Erfolg. Vor allem dann nicht, wenn die Person nicht in der Lage ist, das Risiko richtig einzuschätzen. Die Beweggründe sind hierbei ganz unterschiedlich: Selbstverwirklichung, Anerkennung oder einfach die Naivität, es nicht melden zu müssen.

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Was ist Risikomanagement? – Das Risikoprofil

Hierbei handelt es sich um eine Darstellungsoption der Einschätzung der identifizier- ten Risiken. Das Risikoprofil stellt im Grunde genommen die Visualisierung des 2. Prozessschrittes „Bewerten – Einschätzen und Beurteilen“ dar. Wichtig ist, dass es sich hierbei um eine Option handelt, die seitens PRINCE2 mit an die Hand gegeben wird. Innerhalb des Risikoprofils unterscheidet man zwei Achsen. Unter der Eintrittswahrscheinlichkeit versteht man die Aussicht auf das Eintreten eines Risikoereignis- ses. In den meisten Fällen wird diese Zahl in Prozent angegeben. Auf der Y-Achse ist die Auswirkung auftragen. Unter der Auswirkung versteht man die in den meisten Fällen monetisierte Risikoeinschätzung, welche bei Eintritt auf das Projekt trifft. In unserem Beispiel ebenfalls mit Zahlen versehen. Innerhalb des Risikoprofils gibt es verschiedene Bereiche, innerhalb deren man verschiedene Arten von Risikomanagement ausübt. Die in dem Beispielbild aufgeführte Ebene links unten beschreibt die so genannte Risikobereitschaft. Die Risikobereitschaft beschreibt die Akzeptanzgrenze, inner- halb deren das Projekt bereit ist, Risiken ohne Risikomanagement entgegenzutreten. Faktisch ist es dem Projekt gleichgültig, ob das Risiko eintritt oder nicht, da das Management an sich einen höheren Aufwand mit sich bringen würde als das Risiko, das man tragen würde.

Eine Grenze, bei deren Überschreitung der Projektmanager das identifizierte Risiko unverzüglich eskalieren muss. Das Einzelrisiko stellt an sich eine so hohe Belastung für das Projekt dar, dass die Toleranzen des Projektmanagers ausgeschöpft und überschritten wurden. Wo in dem Risikoprofil die Risikotoleranzgrenze einzusetzen ist, kann hier nur beispielhaft aufgezeigt werden. Fest steht, dass die Risikotoleranzgrenze innerhalb jedes Projekts individuell zu bestimmen ist. Der vereinbarte Grenzwert der Gesamtrisikobelastung, der bei Überschreitung die Erstellung eines Ausnahmeberichts erforderlich macht. Hierbei zieht man nicht ein Einzelrisiko zur Bewertung heran, sondern bewertet das Konglomerat an Risiken innerhalb des Projekts. Auch diese können in Summe eine enorme Risiko- belastung darstellen, welche mit einer Toleranzbeschreibung innerhalb der Risikomanagementstrategie festgelegt wurde.

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Was ist Risikomanagement? – Die Rollen

Innerhalb des Risikomanagements gibt es Rollen zu vergeben, welche eine Grundvoraussetzung darstellen, um effektives Risikomanagement betreiben zu können. Ähnlich wie in der Projektorganisation an sich gibt es die Rolle des Managers, der unbedingt organisatorische Skills mit sich bringen muss, sowie die Rolle des Durchführen- den, der das fachliche Know-how zur Implementierung mitbringen sollte. Der fachliche Experte ist für die Durchführung verantwortlich, der Manager hat am Ende die Ergebnisverantwortung. Das heißt, dass es im Verantwortungsbereich des Managers liegt, die richtige fachliche Person zur Implementierung der Gegenmaßnahme dafür einzuspannen, also zu delegieren.

Die Rolle des Managers wird innerhalb von PRINCE2 als Risikoeigentümer beschrieben. Der Risikoeigentümer bringt die beste Voraussetzung für das Management des Risikos mit sich. Oft kennt er sich auch mit dem Eintritt eines Risikos aus, hat jedoch nicht die Skills, die Gegenmaßnahmen einzuführen. Darüber hinaus verfügt der Risikoeigentümer über die Budget- und Delegationsbefugnis für dieses Risiko. In unserem Beispiel der Olympiade hat sich ein neues Risiko ergeben. Die Wettersituation im Königreich hat sich verschlechtert. Es regnet und stürmt im Grunde genommen dauerhaft. Der dafür anfällige Großfluss Themse stellt nun ein erhöhtes Hochwasserrisiko dar. Falls die Themse über die Ufer tritt, würde das Olympische Dorf überflutet werden. Man muss kein Bauleiter sein, um feststellen zu können, dass eine überflutete Baustelle keine Vorteile mit sich bringt

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Was ist Risikomanagement? – Die Rolle des Projektmanagers

Der Projektmanager ist voll ausgelastet. Er hat keine Zeit, um sich um das Management des Risikos zu kümmern. Er kommt aber auf die großartige Idee, dass seine Oma Elly, eine alte, gut erzogene britische Dame, einen großen Zeitüberschuss am Tag vor- weist. Dazu kommt noch, dass die Oma früher eine Elite-Polizistin der Wasserschutz- polizei von London war. Sie kennt sich super mit den Gegebenheiten der Themse aus. Sie weiß, wann der Pegel erreicht ist, bei dem eine Überschwemmung nicht mehr zu vermeiden ist. Kurz gesagt, ist sie die beste Person in London, die sich um das Management dieses Risikos kümmern sollte.

Sie bekommt vom Projektmanager die volle Delegationsbefugnis sowie die dafür nötige Budgetverantwortung. Die Rolle, die sich innerhalb der PRINCE2-terminologie um die Implementierung der Gegenmaßnahme kümmert, ist der Risikobearbeiter. Der Risikobearbeiter bringt die beste Voraussetzung für die Implementierung der Gegenmaßnahme mit. Er trägt die Durchführungsverantwortung und erhält in dem Zusammenhang die Aufträge vom Risikoeigentümer. Es kann durchaus der Fall eintreten, dass Risikoeigentümer und Risikobearbeiter dieselbe Person sind. Vor allem in kleinen Projekten ist das sogar die Regel. Hier wird diese Aufgabe auch oft von dem Projektmanager selbst übernommen.

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Agile Heroes Education mit Fabian Kaiser

In dieser Ausgabe unseres YouTube-Formats Agile Heroes Education geht Fabian Kaiser, Co-Founder der Agile Heroes und erfahrener Agile Coach, der Frage höchstpersönlich auf den Grund und legt seine Ansicht zu dem Thema dar.

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